Une étude notariale est un cabinet professionnel où un ou plusieurs notaires associés exercent leur profession, entourés de divers collaborateurs tels que des clercs de notaire, des notaires stagiaires, un négociateur immobilier, des assistants juridiques, un formaliste, un comptable, des secrétaires… La mission principale du notaire est de donner l’authenticité aux conventions des parties et il peut déléguer certaines tâches à ses collaborateurs.

L’organisation

Avant la signature d’un acte, le comptable notarial établit une prétaxe, qui est un calcul prévisionnel des frais que le client devra payer à la signature de la convention. Cette prétaxe revient au notaire et à son collaborateur, mais aussi au client qui en fait la demande avant le rendez-vous pour la signature définitive. Une fois l’acte signé à l’office notarial de Paris ou d’ailleurs, le comptable affine la prétaxe et procède aux écritures pour le virement du prix d’achat et le virement des frais d’acte (honoraires du notaire).

Le formaliste de l’étude est un collaborateur indispensable du notaire qui est chargé du dépôt de tous les actes contenant la mutation immobilière et l’inscription d’hypothèque.

Le choix de l’étude

Il est possible de recourir à l’étude notariale de son choix, cependant, une étude proche de son lieu de résidence est recommandée pour réduire le coût des déplacements lors de la signature d’actes. Garder le même interlocuteur pour toutes les prestations permet également au notaire de mieux comprendre la situation de son client et d’optimiser les opérations qu’il effectue pour lui.

Enfin, il est important de noter que les notaires peuvent recevoir des actes notariés à distance, mais cette mesure exceptionnelle n’a pas été généralisée. Les actes notariés sont désormais transmis par voie électronique au service de publicité foncière depuis le 1ᵉʳ janvier 2018.

La Chambre des notaires

La Chambre des notaires a pour rôle d’assurer les relations entre tous les notaires et leurs instances supérieures, les services judiciaires et les administrations. Elle joue également un rôle de communication et d’information auprès du grand public.

Composée de notaires élus, la Chambre des notaires :
• Procède à l’accueil des notaires qui entrent dans la profession ;
• Effectue le contrôle des offices notariaux, du respect de la déontologie et, le cas échéant, au rappel à la loi ;
• Règle les différends et les litiges entre notaires et clients ;
• Accueille et renseigne le public gratuitement.