L’ordre du jour permet d’indiquer préalablement et officiellement le ou les sujets qui vont être traités au cours d’une réunion, rappelle Goudsmit Tang Management. Il est parfois fonction de ce qui a été préalablement débattu au cours de réunion précédentes, comme lorsqu’une motion a été présentée et approuvée à l’issue d’un vote formel.

Le principe d’une motion

Le terme de motion désigne la proposition d’une action au cours d’une discussion. Parler de « motion » et non de simple proposition apporte un côté formel et officiel indispensable dans certains cadres professionnels. Ici, le contexte retenu sera une réunion du conseil d’administration. Dans le cadre d’une réunion formelle comme celle-ci, il est donc primordial de procéder à une ou des propositions de manière éclairée et officielle.

Comment réussir une motion ?

Chaque motion est unique, car elle dépend notamment des membres du conseil présents, du contexte de l’organisme ou encore des arguments avancés. Cependant, quelques bonnes pratiques facilitent la transmission des idées quelles qu’elles soient.

Agir en connaissance de cause : chaque organe décisionnel dispose de règles officielles ou tacites. Comme indiqué par Goudsmit Tang Management, une motion représente un moyen officiel de faire part d’une proposition. Il apparaît donc essentiel de connaître les règles de formalité en vigueur pour énoncer une motion auprès d’un groupe d’individus dans une réunion elle aussi officielle. Certains conseils d’administration disposent ainsi d’une documentation écrite ; il est alors impératif de la consulter avant de préparer sa motion.

Choisir le bon moment pour prendre la parole :

• observez l’attitude des différents membres, en particulier celle du président qui joue le rôle de « chef d’orchestre » de la réunion du conseil d’administration. Cette observation se base sur ce qui se dit, mais également sur la communication non-verbale (gestes, expressions faciales…).

Vous devrez faire comprendre que vous souhaitez prendre la parole à votre tour sans toutefois faire preuve d’impolitesse. Celle-ci nuirait au bon déroulement de la réunion, porterait lourdement préjudice à votre crédibilité et à votre argumentaire. Il est ainsi essentiel de mettre et garder les participants dans de bonnes dispositions pour pouvoir ouvrir un débat constructif et structuré.

S’être préparé :

• une bonne préparation aide non seulement à structurer sa pensée, mais également à réduire le stress qu’implique la parole devant tout un groupe d’individus.

Sans apprendre tout un monologue à réciter par cœur, connaître les points-clés de son argumentation est indispensable. Les points-clés et la structure de l’argumentaire ne doivent plus avoir aucun secret pour vous. Afin de pouvoir appréhender la plupart des interventions des autres membres du conseil au cours de la réunion, il est également pertinent d’anticiper les questions que pourraient poser ceux-ci, et les réponses que vous pourriez proposer.

La discussion va très certainement également donner naissance à des contre-arguments. Une bonne préparation consiste aussi à anticiper ces contre-arguments pour pouvoir y répondre de façon claire, calme et convaincante. Enfin, recensez des éléments concrets pour étoffer votre proposition. Exemples, cas pratiques, études et données chiffrées constitueront une aide précieuse pour appuyer vos arguments. Cela prouvera aussi que vous connaissez votre sujet et avez effectué des recherches en ce sens.

Savoir communiquer :

• prendre la parole ne signifie pas la mobiliser. Les membres du conseil d’administration sont là pour vous écouter en premier lieu, puis débattre de l’idée ensuite. Une fois l’idée principale exposée, la discussion doit s’ouvrir naturellement.

Aussi, n’hésitez pas à donner la parole à autrui, la réunion étant un lieu privilégié d’échanges pertinents. Le président du conseil reprendra ensuite le fil de la discussion et les grandes idées de l’argumentaire avant de procéder à un vote formel. Les résultats de ce vote tiendront compte de la majorité ; c’est là encore le président qui interviendra pour les annoncer. Une majorité de votes positifs permettra de reprendre l’argument avancé pour en faire une discussion complète au cours d’une prochaine réunion du conseil. L’idée principale de la motion présentée fera alors l’objet du prochain ordre du jour précisant l’objet de la future réunion, indique Goudsmit Tang Management.